Ένας βασικός μοχλός εκσυγχρονισμού
Ένας από τους σημαντικούς παράγοντες κερδοφορίας μίας επιχείρησης είναι να διαθέτει απλές, εύχρηστες και αποτελεσματικές διαδικασίες, που να τις κατανοούν οι εργαζόμενοι και να τις εφαρμόζουν.
Με τους υψηλούς ρυθμούς που αλλάζουν τα δεδομένα (τεχνολογία, νομοθεσία, turnover στελεχών) στις επιχειρήσεις στις ημέρες μας, μία πρόκληση για αυτές είναι να εκσυγχρονίζουν διαρκώς τις διαδικασίες τους και την κουλτούρα του προσωπικού τους, ώστε να προσαρμόζονται έγκαιρα στα νέα ζητούμενα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις, έχουν γραπτές διαδικασίες που έχουν αναπτυχθεί σε διαφορετικές χρονικές στιγμές από διαφορετικούς επιχειρησιακούς ιδιοκτήτες (business owners) ή συμβούλους, οι οποίες έχουν αλληλεπικαλύψεις, κενά και αντιφάσεις και μερικές φορές είναι τόσο πολύπλοκες και λεπτομερειακές που καταλήγουν να μη διαβάζονται ποτέ από τους εργαζομένους και να μην ακολουθούνται στην πράξη.
Το πρώτο βήμα για το μετασχηματισμό των διαδικασιών μία επιχείρησης είναι να απλοποιηθούν «στο χαρτί», δηλ. πριν αυτοματοποιηθούν, γιατί αλλιώς θα ψηφιοποιηθεί μία αχρείαστη πολυπλοκότητα. Η απλοποίηση συνίσταται στον εξορθολογισμό και στην αποσαφήνιση των διαδικασιών και των ρόλων: αχρείαστα βήματα καταργούνται, εγκρίσεις και κοινοποιήσεις που δεν δίνουν αξία παραλείπονται, έξυπνες λύσεις (π.χ. ταυτοποίηση μέσω κινητού) αξιοποιούνται, τα αρχεία προς συμπλήρωση ελαχιστοποιούνται, ιδέες από τους εμπλεκόμενους σε κάθε βαθμίδα εξετάζονται και μπαίνουν σε εφαρμογή, οι ρόλοι και οι ευθύνες γίνονται σαφείς σε όλους και όλα αυτά πριν ακόμα αξιοποιήσουμε τις τεχνολογίες αυτοματοποίησης.
Εφόσον έχουμε αποκτήσει τη συναίνεση των εμπλεκόμενων στις νέες απλουστευμένες διαδικασίες, εξετάζουμε σε ποιες διαδικασίες η τεχνολογία θα είχε τη μεγαλύτερη επίδραση στη μείωση κόστους, στην επίτευξη της καλύτερης δυνατής εξυπηρέτησης του εσωτερικού ή εξωτερικού πελάτη και στην εμπέδωση μίας νέας κουλτούρας αποτελεσματικότητας στο προσωπικό.